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Andreas Hasper

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsysteme sind ein wichtiger Schritt in Richtung des papierlosen Büros.
Rund 70% aller Informationen werden heutzutage elektronisch gespeichert. Mit einer leistungsfähigen Dokumentenmanagementsoftware können Sie bis zu dem 4-fachen an Zeit gegenüber der klassischen Papierarchivierung einsparen.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind der Schlüssel zum effizienten Arbeiten im Unternehmen.
Man muss nicht mehr in den verschiedenen Aktenordnern suchen, bis man dann endlich die richtige Information gefunden hat. Mit wenigen Mausklicks steht Ihnen oder ihren Kollegen die angeforderte Information zur Verfügung und lässt sich weiterverarbeiten.

ELO Digital Office stellt Werkzeuge, die auf das Unternehmen zugeschnitten sind, zur Verfügung.
Die ELO Produkte lassen sich ohne großen Schulungsaufwand intuitiv bedienen, da sie sich an der bekannten Ablagestruktur eines Büros orientieren.

 

Dokumentenmanagement

Fast alle Geschäftsprozesse werden von Dokumenten begleitet. Ob sie nun in digitaler oder in Papierform vorliegen. Das effiziente umgehen damit kann ihren Geschäftserfolg maßgeblich mitbestimmen. Zeit geht verloren durch aufwändige Suche nach den richtigen Dokumenten oder die Dokumente sind nicht zugänglich. ELOprofessional stellt ihnen leistungsfähige Suchmechanismen zur Verfügung, mit denen sich innerhalb kürzester Zeit das richtige Dokument finden lässt. Ein DMS kann bis zu dem vierfachen an Zeit und somit Geld einsparen.

 

Integration

Immer mehr Unternehmen bekommen ihre Dokumente in digitaler Form, zum Beispiel per e-Mail. Diese e-Mails sind Geschäftsbriefen gleichgestellt. ELO speichert laut den Grundsätzen der GDPdU steuerrelevante e-Mails und deren Anhänge in einem Langzeitformat (TIFF, PDF/A). Auch wenn e-Mails und Attachements separat gespeichert werden, erhält ELO die Verknüpfungsinformationen. Natürlich können auch Anwendungen wie CRM, CAD, E-Mailsysteme integriert werden. Durch die Einbindung in die Microsoft Office Produkte können Sie aus den Anwendungen direkt die Dokumente archivieren.

 

Workflow

Geschäftsprozesse lassen sich nicht mehr isoliert voneinander betrachten. Optimale Ergebnisse werden durch die Verzahnung der einzelnen Prozesse erzielt. ELOprofessional trägt dem Rechnung und bietet eine bereichsübergreifende Informations- und Dokumentenverwaltung. So werden doppelte Informationsführung, Mehrfacharbeit und abweichende Dateninhalte unterbunden. Da ELOoffice über Netzwerkfunktionalität verfügt, lassen sich Dokumente, aber auch ganze Ordner zwischen Laptops oder den höheren Versionen ELOprofessional und ELOenterprise austauschen.

Unsere Dokumentenmanagementberater freuen sich auf Ihren Anruf. Egal ob für einen oder mehrere hunderte Mitarbeiter, wir haben für alle Unternehmensgrößen die passende Lösung.

Rechnungsmanagement

Eine Rechnung durchläuft im Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Das kostet Aufwand und Zeit. Mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung von ELO zum automatisierten Umgang mit Eingangsrechnungen lässt sich dieser Prozess beschleunigen.

Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst, erkannt und per ELO Workflow an die Bearbeiter zur Prüfung und Verarbeitung weitergeleitet.

Über ein Rechnungseingangs-Cockpit behalten Anwender mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung jederzeit den Überblick über alle im Prozess befindlichen Rechnungen.

Dank eines Frühwarnsystems werden somit Fälligkeitstermine und Fristen mühelos eingehalten.

Auch Rechnungsfreigabe wird durch konfigurierbare Freigabeformulare deutlich vereinfacht und übersichtlicher.

 

Überblick:

•  Übersichtliches Rechnungsmanagement
•  Schnelle Bearbeitung und transparente Verwaltung
•  Rechnungscontrolling und Fristenüberwachung
•  Nahtlose Integration aller gängigen ERP-Systeme
•  Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen

Vertragsmanagement

Verträge sind eine Grundlage betriebswirtschaftlichen Handelns in Unternehmen. Umso wichtiger ist eine transparente und rechtskonforme Vertragsverwaltung.

Wichtig ist dementsprechend eine Lösung mit der sich das Vertragsmanagement in Unternehmen nachhaltig und zuverlässig gestalten lässt. Mit der digitalen Vertragsakte von ELO behalten Sie stets den Überblick über Termine, Laufzeiten und Fristen.

Ein- und ausgehende Verträge werden über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet.

Mit ein paar wenigen Mausklicks lässt sich die vorgefertigte ELO Musterlösung individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Für jede Vertragsphase- von der Anforderung und dem ersten Entwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung – werden standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit gestellt.

Damit profitieren Anwender von einer sofort einsatzfähigen Lösung, die sich dennoch jederzeit an individuelle Anforderungen anpassen lässt.

Mit einem komfortablen Vertragsmanagement-Cockpit stehen umfassende Contollingoptionen zur Verfügung. So lassen sich Verträge überwachen und verschiedene Auswertungen vornehmen.

Überblick:

• Übersichtliches Vertragsmanagement
• Schnelle Bearbeitung und Verwaltung
• Vertragscontrolling und Auswertungsoptionen
• Ganzheitliche Informationsverfügbarkeit

Digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte von ELO verwalten und steuern Sie Personaldaten sicher und transparent.

Die Lösung unterstützt beim Aufbau einer elektronischen Personalakte, die sämtliche Dokumente unabhängig vom Format zentral vereint.

Egal, ob Bewerbungsunterlagen, E-Mails, Zeugnisse oder Urlaubsanträge – der gesamte Schriftverkehr sowie alle mitarbeiterbezogenen Informationen werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben und unter Einhaltung des Datenschutzes aufbewahrt.

Zudem ermöglicht die digitale Personalakte von ELO die Integration personalbezogener Standards in bereits bestehende Prozesse. Der Einsatz formularbasierter Workflows vereinfacht Freigaben und verkürzt Bearbeitungszeiten.

Damit werden Personalprozesse effizienter und nachhaltig Kosten gesenkt.

Überblick:

• Sichere Datenerfassung und –verwaltung
• Personalprozesse in bestehende Prozesse integrieren
• Automatische Fristen- und Terminkontrolle
• Übersichtliche Auswertungen erzeugen

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