Seit dem 1. Januar 2025 reicht es im B2B-Geschäft nicht mehr, Rechnungen nur als PDF per E-Mail entgegenzunehmen. Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese E-Rechnung-Pflicht FAQ beantwortet die Fragen, die in der Praxis bei Geschäftsführung, Buchhaltung und IT zuerst auftauchen: Was gilt wann, welche Formate sind geeignet und wie wird aus einer gesetzlichen Vorgabe ein verlässlicher Prozess?
Was sich mit der E-Rechnung-Pflicht konkret ändert
Eine echte E-Rechnung ist kein eingescanntes Dokument und auch nicht automatisch jede PDF-Datei. Sie enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Buchhaltungs- und ERP-Systeme können diese Daten übernehmen, prüfen und weiterverarbeiten, ohne dass Positionen, Beträge oder Kreditorendaten manuell erfasst werden müssen.
Für inländische Umsätze zwischen Unternehmen gilt seit dem 1. Januar 2025 zunächst die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Versand gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen grundsätzlich noch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen versenden. Dazu zählen etwa PDFs per E-Mail, sofern der Empfänger zustimmt. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist für den Versand bis Ende 2027. Ab 2028 wird die strukturierte E-Rechnung im Regelfall Pflicht.
Das klingt nach einem Thema für die Buchhaltung. Tatsächlich betrifft es mehrere Bereiche: den Eingangskanal für Rechnungen, Berechtigungen, Freigaben, Archivierung, Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und den Schutz geschäftlicher Daten. Wer nur ein neues Dateiformat einführt, löst deshalb meist nicht das ganze Problem.
E-Rechnung-Pflicht FAQ: Die wichtigsten Fragen
Für wen gilt die Pflicht?
Die Regelung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, bei denen der Leistungsempfänger ebenfalls ein Unternehmen ist. Private Kunden sind nicht erfasst. Auch für bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise gelten Ausnahmen.
Entscheidend ist nicht allein der Sitz des Unternehmens, sondern der konkrete Umsatz. Bei grenzüberschreitenden Fällen, Sonderleistungen oder steuerlichen Besonderheiten kann eine abweichende Beurteilung erforderlich sein. Gerade Kanzleien, Praxen und Unternehmen mit gemischten Leistungen sollten die Einordnung mit ihrer Steuerberatung abstimmen.
Muss unser Unternehmen ab 2025 schon E-Rechnungen versenden?
Nein, nicht in jedem Fall. Seit 2025 besteht zunächst die Empfangspflicht. Für den Versand erlaubt der Gesetzgeber die beschriebenen Übergangsfristen. Trotzdem ist Abwarten nicht immer wirtschaftlich sinnvoll: Wer viele Eingangsrechnungen bearbeitet, kann mit einem sauberen digitalen Prozess bereits jetzt Erfassungsaufwand und Fehlerquoten senken.
Für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen kann es außerdem sinnvoll sein, den eigenen Versand frühzeitig umzustellen. Geschäftspartner erwarten zunehmend Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine frühe Einführung schafft Zeit für Tests, Prozessanpassungen und die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten.
Welche Formate erfüllen die Anforderungen?
In der Praxis sind XRechnung und ZUGFeRD besonders relevant. XRechnung besteht aus einer XML-Datei und ist vor allem bei öffentlichen Auftraggebern verbreitet. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Das ist für viele mittelständische Unternehmen hilfreich, weil Mitarbeitende die Rechnung wie gewohnt ansehen können, während die Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten verarbeitet.
Maßgeblich ist, dass das Format die europäische Norm EN 16931 erfüllt oder mit ihr interoperabel ist. Auch EDI-Verfahren können zulässig sein, wenn sie die erforderlichen Rechnungsinformationen vollständig und korrekt übermitteln. Eine einfache PDF ohne strukturierte Daten gilt künftig grundsätzlich als sonstige elektronische Rechnung, nicht als E-Rechnung.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang aus?
Für die grundsätzliche Empfangsbereitschaft kann ein geeignetes E-Mail-Postfach ausreichen. Im Tagesgeschäft entstehen jedoch schnell Risiken: Rechnungen landen im allgemeinen Postfach, Anhänge werden übersehen, Zuständigkeiten bleiben unklar oder Dateien werden ohne nachvollziehbaren Prozess abgelegt.
Besser ist ein definierter Rechnungseingang mit klaren Regeln. Dazu gehören ein zentraler Empfangskanal, ein automatischer Import in das Dokumentenmanagement, Prüf- und Freigabeschritte sowie eine nachvollziehbare Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Das reduziert nicht nur Suchzeiten, sondern verhindert auch Doppelzahlungen und nicht fristgerecht genutzte Skonti.
Können wir Rechnungsdaten einfach aus der XML-Datei übernehmen?
Technisch ist das möglich, aber nur mit passenden Prüfungen sinnvoll. Eine strukturierte Rechnung erleichtert die Verarbeitung, ersetzt jedoch nicht die sachliche und rechnerische Kontrolle. Bestellbezug, Liefernachweis, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Freigabe müssen weiterhin zum Geschäftsvorfall passen.
Ein gutes System erkennt beispielsweise bekannte Kreditoren, liest Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit aus und schlägt Kontierungen vor. Bei Abweichungen muss es den Vorgang gezielt zur Prüfung weiterleiten. Automatisierung wirkt dort zuverlässig, wo der Prozess vorher klar definiert wurde.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Die Rechnung muss im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Bei einer XRechnung ist das insbesondere die XML-Datei, bei ZUGFeRD die vollständige hybride Datei. Ein Ausdruck oder eine bloße PDF-Ansicht reicht nicht aus, wenn dabei die strukturierten Daten verloren gehen.
Die Aufbewahrung muss revisionssicher erfolgen. Unternehmen benötigen nachvollziehbare Abläufe, die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und eine maschinelle Auswertbarkeit gewährleisten. Für Rechnungen beträgt die steuerliche Aufbewahrungsfrist in der Regel acht Jahre. Abweichende Anforderungen aus anderen Rechtsbereichen oder Verträgen können zusätzlich zu berücksichtigen sein.
Was ist mit Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?
Rechnungen an Bund, Länder oder Kommunen unterliegen teils schon länger besonderen Vorgaben. Häufig wird XRechnung verlangt, außerdem können Einreichungswege, Leitweg-IDs und Portale vorgeschrieben sein. Die neue allgemeine B2B-Regelung ersetzt diese Anforderungen nicht.
Wer sowohl private Unternehmen als auch öffentliche Stellen beliefert, sollte deshalb verschiedene Rechnungsszenarien im System abbilden. Ein einheitlicher Prozess ist wünschenswert, darf aber spezielle Pflichtangaben nicht übergehen.
So bereiten Sie die Einführung praxisnah vor
Der richtige erste Schritt ist nicht die Auswahl eines Dateiformats, sondern eine Bestandsaufnahme. Welche Rechnungen kommen heute auf welchem Weg ins Unternehmen? Wer prüft sie? Wo werden sie abgelegt? Wie gelangen Daten in die Buchhaltung oder in DATEV-nahe Abläufe? Erst mit diesen Antworten lässt sich beurteilen, welche Automatisierung wirklich entlastet.
Für die Umsetzung haben sich fünf Arbeitsschritte bewährt:
- Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge nach Kunden, Lieferanten, Volumen und Format erfassen.
- Einen zentralen, überwachten Empfangskanal für E-Rechnungen festlegen.
- Dokumentenmanagement, ERP und Finanzbuchhaltung auf Import, Übergabe und Archivierung prüfen.
- Freigaben, Vertretungen und Ausnahmen verbindlich definieren.
- Mit ausgewählten Lieferanten oder Kunden testen, bevor der Prozess flächendeckend produktiv geht.
Besonders wichtig ist die Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagement und Finanzbuchhaltung. Ein System wie ELO kann Rechnungen strukturiert erfassen, den Prüfprozess abbilden und Belege nachvollziehbar bereitstellen. Ob eine solche Lösung passend ist, hängt jedoch vom vorhandenen ERP-System, den DATEV-Prozessen, dem Rechnungsvolumen und den internen Freigaberegeln ab. Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Rechnungen pro Monat ist ein schlanker Ablauf oft sinnvoller als eine komplexe Workflow-Landschaft. Bei mehreren Standorten, vielen Kostenstellen oder langen Prüfwegen lohnt sich dagegen eine tiefere Integration.
Neben der Technik braucht es klare Zuständigkeiten. Die Buchhaltung sollte wissen, welche Formate akzeptiert werden und wie fehlerhafte Rechnungen behandelt werden. Der Einkauf muss Bestell- und Lieferdaten sauber führen. Die IT sorgt für Zugriffsschutz, Datensicherung und verlässliche Schnittstellen. Werden diese Rollen früh abgestimmt, bleibt die Einführung beherrschbar.
Die Pflicht als Anlass für bessere Prozesse nutzen
Die E-Rechnungspflicht ist keine reine Formalie und auch kein Grund, funktionierende Abläufe über Nacht umzubauen. Sie ist ein konkreter Anlass, den Rechnungseingang auf Medienbrüche, manuelle Arbeit und unklare Verantwortlichkeiten zu prüfen. Wer den Empfang, die Prüfung und die Archivierung jetzt sauber organisiert, schafft eine belastbare Grundlage für schnellere Buchungsprozesse und bessere Auskunftsfähigkeit.
Wenn einzelne Fragen offen bleiben, etwa zur Umsatzart, zu Sonderfällen oder zum zulässigen Format, sollte die steuerliche Bewertung mit der Steuerberatung erfolgen. Die technische Umsetzung lässt sich anschließend gezielt daran ausrichten – damit die neue Pflicht nicht zusätzlichen Aufwand schafft, sondern im Arbeitsalltag tatsächlich entlastet.